IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN DIGITAL DI LEMBAGA PENDIDIKAN

Abstrak

Penelitian ini membahas implementasi sistem kearsipan digital di lembaga pendidikan sebagai respons terhadap kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Pendahuluan menekankan pentingnya transformasi digital dalam pendidikan, didukung oleh regulasi pemerintah Indonesia yang mendorong pengelolaan arsip berbasis digital. Perkembangan teknologi informasi memungkinkan peralihan dari arsip konvensional ke arsip digital, menawarkan solusi untuk pengelolaan data yang efisien dan aman, termasuk data surat masuk, kepegawaian, dan data rahasia. Digitalisasi arsip juga berfungsi sebagai pelindung dan cadangan informasi penting, menjaga kesahihan data untuk penggunaan di masa mendatang. Metode penelitian yang digunakan adalah studi literatur dengan pendekatan kualitatif, menganalisis berbagai literatur terkait arsip, kearsipan digital, dan implementasinya di lembaga pendidikan. Data dikumpulkan melalui telaah buku, artikel jurnal, dan dokumen elektronik yang relevan. Hasil pembahasan menunjukkan definisi arsip dan kearsipan berdasarkan berbagai sumber, menyoroti peran arsip sebagai alat pembuktian, memori kegiatan, penunjang perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengawasan. Karakteristik sistem kearsipan yang baik dijelaskan, menekankan efisiensi dan efektivitas. Arsip digital didefinisikan sebagai data yang disimpan dan diproses menggunakan teknologi komputer, dengan penjelasan mengenai daur hidup arsip digital (penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi). Keuntungan implementasi sistem kearsipan digital meliputi efisiensi waktu dan biaya, keamanan data, kemudahan akses, dan pengurangan penggunaan kertas. Kelemahannya meliputi kebutuhan SDM yang kompeten, risiko kerusakan file, potensi manipulasi, dan keterbatasan dukungan teknologi.